Kategoristrategi

Ett fundament för inköp att skapa värde

En stor andel av företag misslyckas av olika anledningar att få ut kategoristyrningens fulla potential. I denna artikel delar vi med oss av de fundament som vi anser måste inkluderas för att företag ska ha störst möjlighet att lyckas med sin framtagning och realisering av kategoristrategin.

Skrivet av: Richard Cecchini & Daniel Emanuelsson

Dela

Innehåll

Introduktion

Konceptet kategoristyrning inom inköp är inget nytt utan har utvecklats och anammats av företag över hela världen sedan slutet av 1980-talet, trots det så misslyckas en stor andel av företagen av olika anledningar att få ut kategoristyrningens fulla potential. Framtagning av en kategoristrategi är ett av de viktigaste verktygen för företagen att kunna identifiera och leverera på sina inköpsmål men framgången bestäms  till stor del av hur bra företagen är på att i det dagliga arbetet exekvera på strategin och att få effekterna att ”stanna kvar”. I en tid då inköp ofta är hårt belastat men ändå förväntas kunna ”lyfta blicken” delar vi i denna artikel med oss av de fundament som vi anser måste inkluderas för att företag ska ha störst möjlighet att lyckas med sin framtagning och realisering av kategoristrategin.

Kategoristrategi i korthet

Centralt för kategoristyrning är att dela in företagets alla inköpskostnader i logiska inköpskategorier och att utse ansvariga för dessa som ska arbeta med planering, exekvering och uppföljning på det sätt som stöder företagets övergripande mål och skapar mest värde.

Figur 1. Kategoristyrningsprocessen

Bland företag som är mogna inom kategoristyrning är framtagning av kategoristrategin ett viktigt planeringsverktyg och föremål för en årlig process där strategin revideras vid behov och är väl koordinerad med verksamhetens behov. Kategoristrategin är viktig både mot interna stakeholders för att skapa samsyn på vad målen är och externt mot leverantörer för att kommunicera vad som ska göras och förväntas i form av t ex innovation och besparingar.

En pragmatisk syn på kategoristrategi

Axholmen förespråkar ett pragmatiskt sätt till kategoristrategiarbete där det bör prioriteras till framförallt större eller kritiska kategorier och där det viktigaste med strategin är att den går att exekvera på och har förankring i verksamheten. Vår erfarenhet är att man tidigt bör etablera en första hypotes för målbilden för att guida framtagningen av strategin och att de viktigaste leverablerna är:

  • Tydlig målbild: En övergripande målbild vad som bör uppnåtts ha för kategorin vid en definierad tidpunkt (oftast 2-5 år framåt beroende på bransch) och som är kommunicerad bland stakeholders
  • Tydliga fokusområden: Ett fåtal strategiska områden som är viktigast att fokusera på för att nå målbilden (t ex skapa konkurrens, ökad spendkontroll)
  • Detaljerade initiativ: Konkreta initiativ per fokusområden nedbrutet på aktivitetsnivå (t ex RFx-process, omförhandling, value analysis/value engineering)

För att nå dit och kunna skapa den relevanta kategoristrategin måste man först etablera den interna och externa faktabasen såsom:

  • Nuläge: Förstå hur ser kategorin ut idag och hur den har utvecklats historiskt utifrån t. ex. volym, pris, leverantörsbas och kontraktssituation
  • Affärsbehov: Förstå verksamhetens krav idag och om vi ser att deras behov kommer att förändras
  • Värdekedja: Förstå hur värdekedjan ser ut idag och vilka möjligheter som finns att agera annorlunda
  • Leverantörsmarknad: Vilka leverantörer finns på den relevanta marknaden, vilka är deras förmågor är och hur ser den relativa styrkepositionen ut
  • Trender: Vilka är trenderna och hur de påverkar sättet vi gör inköp på och våra krav på leverantörsbasen

 

Figur 2. Kategoristrategins delar

Att realisera värdet av strategin

Kategoristrategin i sig skapar inget värde utan det sker först när den exekveras på och effekterna ”stannar kvar”. Enligt Axholmen är möjligheterna att realisera värdet störst om inköpsorganisationen:

  • Har “rätt” personer och kompetenser: Att driva kategoriarbetet kräver personer med en bred verktygslåda. Den moderna inköparen behöver ha både traditionella färdigheter som analysförmåga och förhandlingsteknik men det är nästan ännu viktigare med affärssinne och hög social förmåga för att erhålla organisationens förtroende och få initiativ genomförda
  • Tillåter en iterativ process: Ofta inser man att vissa mål inte går att uppnå eller att aktiviteterna är andra än enligt den utstakade kategoristrategin och då måste det finnas utrymme att revidera strategin och att tänka nytt Förankrar strategin: Ett bra sätt att skapa intern förankring och att undvika överraskningar längre fram är att tidigt involvera relevanta stakeholders i själva framtagningen av ategoristrategin
  • Har en dialogbaserad approach: Leverantörerna, både befintliga och nya, är ofta den viktigaste källan till att identifiera nya möjligheter och för att skapa sig en bra fakta- och kunskapsbas – därför är det viktigt att man för en kontinuerlig dialog med leverantörsbasen
  • Skapar engagemang: Nya avtal och arbetssätt når inte full effekt om inte de önskvärda beteendena efterlevs. Olika typer av incitament (t. ex. exklusivitet, långa kontrakt, SLAs) är ofta en bra lösning så länge måluppfyllelsen ligger inom leverantörernas egen kontroll
  • Använder fakta: Att presentera fakta, oavsett om det är i en förhandlingssituation eller inte, visar att man gjort ”hemläxan” och tvingar leverantören att bemöta argumenten med fakta. I bästa fall accepterar leverantören vår syn och i sämsta fall bidrar det i alla fall till att öka vår kunskapsnivå

Sammanfattning

Vikten av att ”kunna sin kategori” blir än mer viktigt då inköp förväntas bidra med mer och mer värdeskapande och kategoristrategin är ett av de främsta planeringsverktygen för att nå dit. Kategoristrategin behöver inte nödvändigtvis tas fram för alla kategorier utan bör prioriteras till de större och kritiska kategorier där den kan skapa störst avkastning eftersom strategin ofta kräver en initial investering i tid. Förmågan att exekvera på strategin blir sen nyckeln till att faktiskt skapa det tänkta bestående värdet.

Läs mer om hur vi kan hjälpa ert företag

Vill du veta mer? Kontakta författare eller ansvarig partner

Bakgrund
Richard har mångårig erfarenhet som managementkonsult med ett track record av att framgångsrikt rådgiva klienter kring lönsamhetsförbättringar inom en mängd industrier i Europa och Nordamerika. Civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm och Juristexamen från Stockholms universitet

Vad som motiverar mig
Att utveckla Axholmen som bolag där vi fortfarande har en lång väg kvar på vår tillväxtresa och att coacha våra mer juniora kollegor till att bli riktigt duktiga konsulter.

Varför jag valt att arbeta på Axholmen
Kombinationen av ett framgångsrikt, ungt bolag men där det fortfarande finns mängder av saker att utveckla och förbättra är lockande. Ett väldigt härligt gäng kollegor på Axholmen gör jobbet både väldigt roligt och personligt.

 


Bakgrund
Civilingenjör i Industriell Ekonomi från Linköpings Universitet. Utbytesstudier på KAIST i Daejeon, Sydkorea.

Vad som motiverar mig
Resultat. Oavsett om det gäller att springa snabbare, lyfta tyngre eller driva besparingar – går det att göra bättre och smartare tar jag mig an uppgiften med glädje!

Varför jag valt att arbeta på Axholmen
Axholmen tickar i alla boxar för vad jag letar efter i en arbetsgivare – jag utmanas hela tiden med intressant och varierande arbete, blir belönad när jag gör någonting bra och har fantastiska kollegor som gör det roligt att gå till jobbet varje dag.

Bakgrund
Milosz har sedan starten 2007 varit med och grundat och utvecklat Axholmen. Han har tidigare erfarenhet av management consulting från Andersen Consulting (numera Accenture), och en civilingenjörsexamen inom Elektroteknik och Telecom från KTH.

Vad som motiverar mig
Jag bokstavligen älskar consulting på det sättet vi gör det på Axholmen. Det är väldigt stimulerande och en stor förmån att få förtroendet från våra kunder att hjälpa dem i affärskritiska initiativ hela vägen från strategi tills vi få se det faktiska resultatet av arbetet vi gör tillsammans.

Varför jag valt att arbeta på Axholmen
Det är unikt att till vardags kunna kombinera affärskritiska utmaningar med de bästa kollegorna. Tillsammans utvecklar vi Axholmen på vår resa mot att vara det självklara valet för våra kunder, samtidigt som vi skapar en arbetsplats där consulting kan bli ett långsiktigt karriärsval.

Kontakta oss gärna för mer information eller för att boka ett förutsättningslöst möte

Om Axholmen

Axholmen i korthet

Managementkonsultfirma som grundades 2007 i syfte att erbjuda ett personligt och modernt svenskt alternativ till de amerikanska strategihusen, fokus är på lönsamhetsförbättringar som levereras i tätt samarbete med klienten med pragmatism som ledord

Hur vi gör?

Vi har lyckats bygga en stor kundbas bland ledande svenska och skandinaviska företag samt attrahera och behålla topptalanger. Vi har åstadkommit detta genom att leverera konkreta resultat i strategiska projekt kombinerat med ett sätt att arbeta i mindre, mer seniora team, tillsammans med vår kund. Våra kunder beskriver oss som både strategiska och konkreta genom att belysa vår förmåga att hjälpa dem att hitta relevanta lösningar samt vara med dem hela vägen tills att förändringen genomförts och resultat uppnås

Vilka vi är?

Axholmen har ett starkt team av erfarna managementkonsulter som alla delar tanken att moderna konsulttjänster är motiverade av de faktiska resultaten och det ekonomiska värdet som skapats. Vi är villiga att dela den kommersiella risken och knyta en stor del av vårat arvode till att de överenskomna resultaten uppnås

Ta del av våra Whitepapers

Kostnadsreduktion – konkreta tips för att maximera resultatet

Kostnader som över tid ökat i förhållande till intäkterna, nya förutsättningar på marknaden eller behov av att frigöra kapital? Det finns många drivkrafter till att minska ett företags kostnader. Oavsett anledning och inneboende potential i företaget är genomförande av ett kostnadsreduktionsprogram oftast förknippat med utmaningar.

Läs mer

Klicka här för att ladda ner artikeln som PDF