Komplex upphandling

Fem tips för en lyckad upphandling av komplexa tjänster eller produkter

Komplexa upphandlingar som t ex val av en outsourcingpartner representerar ofta stora ekonomiska värden och ska också spegla många olika intressenters viljor. Ofta är den här typen av upphandlingar något man som bolag inte gör så ofta vilket innebär att man saknar rutinen och det blir svårare att förutse och navigera runt de vanligaste misstagen. Här delar vi våra främsta framgångsfaktorer för en lyckad upphandling (och sedermera implementation) av komplexa tjänster eller produkter.

Skrivet av: Richard Cecchini

Dela

Komplex upphandling

1) Målbild – Säkerställ att det finns en intern målbild som de viktigaste stakeholders köper in på innan upphandlingsprocessen påbörjas. Översätt sedan denna till konkreta mål i upphandlingen för att enklare styra processen och navigera mellan prioriteringar längre fram

2) Utmana – Det är inte ovanligt att intressenter i verksamheten kommer med såväl motstridiga som orimliga krav. Det är viktigt att utmana dessa och skapa en klar prioritering tidigt i processen, annars tenderar det att skapa gnissel och svårigheter under utvärdering längre fram. Utmana även verksamheten att inte kravställa exakt samma funktionalitet eller lösning som redan finns, sätt fokus på vad upphandlingen ska lösa och bidra med för värde för verksamheten

3) Tydlighet – Att internt ha en klar bild över kravställning och utvärderingskriterier är såklart A och O, men det är lika viktigt att motparten har en klar bild för att kunna lämna ett så bra anbud som möjligt. Var transparent med utvärderingskriterier utan att vara exakt (för att bibehålla flexibilitet längre fram), och fråga leverantörerna innan vad de behöver för information för att kunna svara korrekt och i tid. Be också gärna en tredje part gå igenom och kritiskt granska upphandlingsunderlaget för att kvalitetssäkra att ”leverantörsglasögon” är på

4) Dialog – Leverantörerna, både befintliga och nya, är ofta den viktigaste källan till att identifiera nya möjligheter och för att skapa sig en bra fakta- och kunskapsbas. Det lönar sig ofta att involvera leverantörer redan vid lösningsdesign/kravställning – dels för att kvalificera leverantören i sig, men även för att få nya infallsvinklar som kan ha missats från start. Genom att föra en dialog och guida leverantören till ett så bra resultat som möjligt skapas även förutsättningar för ett win-win-upplägg, i sin tur en förutsättning för att lyckas väl i genomförandefasen

5) Fokus – Det är inte ovanligt att processen drar ut på tiden och att effekthemtagningen får vänta, eller att åsikter och beslut leder upphandlingen bort från ursprunglig målbild. Genom att tillämpa tydliga milstolpar, beslutsforum och en utpekad projektledare som driver arbetet från A till Ö, ökar sannolikheten att upphandlingsprocessen stängs i tid med bibehållet fokus

Vill du veta mer? Kontakta författare och ansvarig partner

Bakgrund
Richard har mångårig erfarenhet som managementkonsult med ett track record av att framgångsrikt rådgiva klienter kring lönsamhetsförbättringar inom en mängd industrier i Europa och Nordamerika. Civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm och Juristexamen från Stockholms universitet

Vad som motiverar mig
Att utveckla Axholmen som bolag där vi fortfarande har en lång väg kvar på vår tillväxtresa och att coacha våra mer juniora kollegor till att bli riktigt duktiga konsulter.

Varför jag valt att arbeta på Axholmen
Kombinationen av ett framgångsrikt, ungt bolag men där det fortfarande finns mängder av saker att utveckla och förbättra är lockande. Ett väldigt härligt gäng kollegor på Axholmen gör jobbet både väldigt roligt och personligt.

Kontakta oss gärna för mer information eller för att boka ett förutsättningslöst möte

    Ta del av våra Whitepapers

    Kostnadsreduktion – konkreta tips för att maximera resultatet

    Kostnader som över tid ökat i förhållande till intäkterna, nya förutsättningar på marknaden eller behov av att frigöra kapital? Det finns många drivkrafter till att minska ett företags kostnader. Oavsett anledning och inneboende potential i företaget är genomförande av ett kostnadsreduktionsprogram oftast förknippat med utmaningar.

    Läs mer

    Prisoptimering

    För många företag kommer majoriteten av intäkterna från en befintlig kundbas i form av löpande avtal eller nya affärer från befintliga kunder. Prisjusteringar eller transiton till en ny prismodell kan vara mycket viktiga värdeskapare – sju framgångsfaktorer som vi anser i hög grad påverkar acceptansgraden oberoende av industri och geografi

    Läs mer

    Läs mer om hur vi kan hjälpa ert företag

    Om Axholmen