Whitepaper

Cost out – ta bort icke värdeskapande kostnader

Publicerat:

Dela

Av David Heeroma

Kostnadsreduktioner från 10% och upp till 50% har vi åstadkommit tillsammans med våra kunder genom vårt beprövade angreppssätt för att ta bort överflödiga kostnader. I denna artikel delar vi med oss av sju handfasta tips för att maximera resultaten.

Resultat

Vår erfarenhet visar att det alltid finns onödiga kostnader i alla företag, såväl stora som små. Cost out handlar om att medvetet arbeta med att avlägsna sådant överflöd. Förändringsbenägenheten och genomförandekraften i organisationen är två viktiga parametrar som påverkar hur stora kostnadsreduktionerna kan bli.

Vår erfarenhet är att 10% av kostnaden som adresseras nästan alltid kan tas bort, se figur 1 för fler exempel på uppnådda resultat.

Figur 1: Uppnådda kostnadsreduktioner

I denna artikel har vi sammanfattat sju handfasta tips för att maximera resultaten i Cost out program.

1. Utan förändringsbenägenhet, inga resultat

Det är mycket svårt att tvinga fram resultat. För det första, om inte medarbetare tar till sig allvaret i situationen sker inga förändringar. Investera tid i att skapa engagemang och åtagande för att personligen bidra. För det andra, inge hopp och visa att det finns en plan för att möta den utmanande situationen. För det tredje, konkreta enkla steg är grundläggande för att komma igång. Cost out programmet erbjuder verktyg för just detta.

2. De bästa idéerna finns sällan i ledningen

De bästa idéerna hittas sällan hos ledningen, snarare ute i den operativa verksamheten. Involvera medarbetare. De har avgörande förslag, både stora och små, på hur verksamheten kan effektiviseras. Tricket är att leta fram dessa, ge dem fart och prioritering.

3. Premiera enkelhet och framsteg

Enklare åtgärder med hög sannolikhet att lyckas ska premieras initialt för att skapa framgångssagor (Quick wins i figur 2).

Figur 2: Prioritering av åtgärder

Senare under hela programmet ger de enkla åtgärderna ett kontinuerligt flöde av resultat och sammantaget betydande effekter. Se upp för komplexa åtgärder som riskerar att dränera programmet (Energislukare i figur 2). Åtgärder som är för komplexa och osäkra bör lyftas ur programmet och köras som separata projekt eller övervägas att läggas ner.

4. ”Kill your darlings”

Att intervjua nyckelpersoner och lyssna noga resulterar ofta i bra hypoteser men genom att utmana de etablerade sanningarna hittas ofta de riktigt värdefulla åtgärderna. Vissa nyckelpersoner kommer av olika skäl kämpa hårt för att realisera sina egna förslag,
trots att de längre fram i processen visat sig vara olämpliga. Var faktabaserad och hjälp dessa personer förstå varför vissa förslag måste slopas. ”Kill your darlings” och undvik därigenom Nollorna i figur 2.

5. Se framåt, inte bakåt

Ifrågasätt inte varför föreslagna åtgärder inte har vidtagits tidigare. Det riskerar att bli kontraproduktivt och medarbetare och mellanchefer kommer bli överdrivet försiktiga i sina förslag och viktig potential går förlorad. Kommunicera framgångssagor och lyft fram personer som har gjort en bra insats för att förstärka hela organisationens motivation. Kommunikationen är kanske allra viktigast i början av programmet eller om organisationen visar tecken på utmattning i senare skeden.

6. Dubbelt ansvar blir inget ansvar

En självklarhet kan tyckas, men otydligt ansvar är ofta en källa till svaga resultat. Se till att varje åtgärd har en enda uttalad ägare och var extra noggrann i matrisorganisationer. Åtgärderna ska vidare ägas i linjen och bör lyftas in i kommande budgetar för att befästa bestående resultat. Underskatta inte heller värdet av incitament i styrningen när extraordinära insatser krävs av organisationen.

7. Följ upp pengaflödet

Programmet bör följas upp på antal åtgärder men framför allt på åtgärdsvärdet för att behålla fokus på totalresultatet (se figur 3).

Med täta intervaller bör programledningen följa upp att åtgärderna stadigt flödar från ”hypotes” till ”bokfört” och att nya hypoteser samlas in för att fylla på. Sträva efter att införliva ett iterativt arbetssätt. En delmängd av hypoteserna kommer att förkastas när de verifieras och
lyfts till beslut, men vår erfarenhet visar att ett iterativt arbetssätt säkerställer att de förkastade hypoteserna ersätts av nya och att den potential som identifierades initialt likväl uppnås.

Figur 3: Strukturerad uppföljning

Ett framgångsrikt program lämnar efter sig en ny arbetskultur i verksamheten, där medarbetarna fortsatt och ständigt söker efter nya förbättringsåtgärder.
Ladda ner PDF

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *